Автор

Барбара Минто — первая женщина-консультант известной компании McKinsey, владелица компании Minto International Inc, преподаватель в бизнес-школах Гарварда, Стэнфорда, Чикаго, в крупнейших компаниях США и Европы.

Сложность изложения

3 из 5.

Целевая аудитория

Все, кто бесконечно составляет деловые письма, отчеты, доклады, выступления, презентации, а также те, кто хочет научиться делать понятные и лаконичные документы за минимально короткое время.

Зачем читать

В книге описывается построение текста по принципу пирамиды, в которой высказывания связаны между собой в трех направлениях — вверх, вниз и в стороны. Структура помогает четко формулировать идеи и доводить их до логического завершения. Эта система стала стандартом McKinsey, а также других консалтинговых компаний и инвестиционных банков.

Читаем вместе

Наше мышление является особенным в том плане, что любое сообщение воспринимается нами как система идей. Когда мозг анализирует ее, он делит идеи на блоки, а потом заново группирует их в виде пирамиды. Вершиной является главная мысль, а в основание входят пояснения, аргументы и подробности.

Нам всегда важно как можно быстрее понять главное из того, что нам говорят, а затем идет восприятие уже второстепенной информации. Если собеседник не знает, что мы начинаем с верхушки пирамиды, мы делаем это за него, поскольку хаотичные сообщения не дают сразу увидеть главное. Любая информация, хранящаяся у нас в голове, является сетью взаимосвязанных пирамид. Образы помогают соединять разрозненные факты в структуру, понимать и запоминать информацию.

Восприятие позволяет удерживать в памяти не очень много идей, примерно около семи. Поэтому благодаря ярким образам мы можем запоминать намного больше информации.

Передача информации в тексте происходит сверху вниз, но, когда мы сами создаем текст, мысли подаются ровно наоборот, путешествуя от предложений к абзацам, крупным блокам и к главной идее. Если мы что-то упускаем из виду, пирамида становится неустойчивой и может рассыпаться. Зато этот принцип помогает восполнить недостающие звенья.

«Камнем» нашей пирамиды является идея, вызывающая у читателя вопрос. Идеи обладают вертикальными и горизонтальными связями, работают на самую главную идею наверху пирамиды.

Автор выделяет три «золотых правила» пирамиды:

1. Сгруппированные нижние идеи всегда обобщаются идеями более высокого уровня. Благодаря этому способу читатель приходит к главной идее.

2. Все идеи логически взаимосвязаны, для этого они изначально должны быть верно отобраны и соотнесены с определенными категориями.

3. Идеи обладают логической последовательностью: дедуктивной, хронологической, структурной и сравнительной. После дедукции мы определяем цель и описываем последовательность действий для ее достижения. Затем анализируем структуру документа и сравниваем вопросы или проблемы по общему признаку. Если нет ни одной из этих трех последовательностей, значит, связи между группами не существует или мы ее не обнаружили. Любая последовательность должна отображать аналитический процесс, взятый за основу рассуждений.

Пирамида состоит из следующих элементов: вертикальных связей (ВС) между разноуровневыми идеями, горизонтальных связей (ГС) между идеями одной группы и вводной части. ВС дает возможность выстроить диалог с читателем через вопросы и ответы. Когда автор повествует о чем-то, он дает новые факты, вызывающие у читателей вопросы, а ответы на них находятся на следующем уровне. В финальном утверждении обнаруживается исчерпывающий ответ. ГС строится на основе индукции и дедукции: от частного к общему и от общего к частному.

Дедуктивный метод группирует идеи последовательно через связь «ситуация — субъект — вывод». В него входят утверждение о ситуации в целом и ситуации, связанной с ней, а также утверждение, выводимое из двух предыдущих.

Индуктивный метод склоняется к более творческому подходу, когда необходимо объединять суждения в группу по общему признаку и исключать те, которые не вписываются в группу.

Как правило, люди мыслят дедуктивно, но для письменного изложения больше подходит индуктивный метод. Он удобен, поскольку дает возможность начинать с главного вопроса «как», переходя к «почему». Используя оба типа мышления, можно строить пирамиду с любого известного нам места. В текст документа включаются только утверждения, позволяющие доказать более высокие, а их, в свою очередь, мы выводим только после их дедуктивной или индуктивной связки.

Пирамида, выстраиваемая сверху вниз, состоит из вводной части, знакомящей нас с ситуацией, главного уровня, состоящего из законченных утверждений, и вывода. Сначала приводится история или рассказ о событиях, введение знакомит нас с предметом на вершине пирамиды. Определяем вопрос, пишем ответ, находим ситуацию и описываем ее развитие, переходим к главному уровню. Здесь мы даем ответ на вопрос, который логически проистекает из главного утверждения. В выводе дается четкое описание желаемого результата, предпочтительно в виде цифр. Далее определяются меры для его достижения, идеи проверяются на соответствие правилу MECE (Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive). Затем документ проверяется еще раз.

В длинном документе тоже есть логика: определяется проблема, структурируется процесс анализа (начальная точка, событие, нежелательный и желательный результаты), собирается информация, находится решение и готовится финальный документ на основе пирамиды рассуждения. Чтобы оптимизировать эту работу, нужно собирать информацию структурированно. Для этого необходима модель исследования, которая дает возможность визуального представления процессов в анализируемой области и определения основ анализа. Здесь отлично работает системный подход, выявляющий настоящую проблему и предлагающий способы ее решения. Тогда становится проще написать итоговый документ с заранее заданной логикой и выстроенной пирамидой рассуждений.

Лучшая цитата

«Способности восприятия практически одинаковы у всех: у тех, кто создает документы, и у читателей. Осознавая это, можно научиться писать легко».

Чему учит книга

— Когда мы размышляем и воспринимаем информацию, мы следуем от главного к второстепенному, а на помощь приходит выстроенный в виде пирамиды текст.

— Поток информации можно структурировать, разложив его на компоненты и проанализировав смысл каждой отдельной единицы. Затем информация снова собирается в голове в виде сгруппированных и обобщенных идей. Тогда становится понятен смысл сообщения.

— Чтобы убедиться, что вы ничего не пропустили, попробуйте устанавливать логическую последовательность в идеях. Она может быть дедуктивной/индуктивной, хронологической, структурной и сравнительной.

— Пирамида выступает эффективным инструментом как поиска, так и решения проблем, отображая структурные элементы системы и обнаруживая источники этих проблем.

От редакции

Развитие компьютерных технологий привело к тому, что основная часть деловой переписки и других коммуникаций ведется сейчас посредством сети Интернет. О нормах  и правилах сетевого этикета рассказывает основатель курсов копирайтинга и журналистики «Идеальный текст» Надя Лазарева: https://psy.systems/post/netiket-aktualnye-normy-setevogo-obsheniya.

Как сделать свое выступление запоминающимся, а общение — максимально эффективным, знает преподаватель риторики, консультант в области психологии общения и публичных выступлений Ирина Мухитдинова. О тонкостях и приемах успешной коммуникации читайте в статье: https://psy.systems/post/effektivnoe-obschenie-chto-nuzhno-o-nem-znat.

Для застенчивого человека часто даже отлично составленный доклад не гарантирует отсутствия дрожи в коленках и кома в горле от паники. Как справиться с волнением перед ответственным выступлением? Французский коуч и психолог Давид Лефрансуа убежден: стоит начать вести себя как уверенный человек, как вскоре вы действительно станете таковым: https://psy.systems/post/kouching-zastenchivosti-kak-perestat-boyatsya-obscheniya.