Интересный вопрос: а работают ли вообще тренинги по тайм-менеджменту? Обычно люди приходят на тренинги по тайм-менеджменту со следующими запросами: «я ничего не успеваю, что мне делать», «допоздна задерживаюсь на работе, не успеваю побыть с семьёй», «как перестать убивать время, например, в соцсетях», «не хватает времени на себя, на любимые занятия», «поздно ложусь спать» и так далее. И эти люди искренне надеются, что на тренинге им дадут волшебную пилюлю, которая сможет решить их проблемы. Но всё обстоит намного сложнее.

1. Три основные проблемы со временем

Вот три основные проблемы со временем и способы их решения, предлагаемые на тренингах, уровень их эффективности и альтернативные варианты решения.

Я ничего не успеваю

Когда в Россию только-только пришёл тайм-менеджмент, его основной идеей, воспевающейся на всех тренингах, была эффективность, когда вы за короткий промежуток времени должны были успеть сделать максимально возможное количество дел. По сути, это тот же принцип Парето, где 20 % дел дают 80 % результата. Но чаще всего такие методы, как принцип Парето, матрица Эйзенхауэра и прочие не помогают именно потому, что люди сами не знают — что для них главное. Или ещё хуже: вы понимаете, что ваши приоритеты на самом деле не ваши, а заложенные в вас родителями, обществом, понятиями о том, «как надо», но это не вы и не ваши желания. Подумайте, на какие важные дела у вас не хватает времени, и ответьте себе, а важные ли это дела. Действительно ли они имеют лично для вас настоящую ценность. И тогда вам станет понятно, можно ли справится с этим с помощью тренинга или тут нужна более деликатная работа, например, с психологом.

Верифицировать эту ситуацию, проверить себя по ней можно с помощью следующей схемы:

Рисунок 1. Факторы расхода времени

Я убиваю время на бесполезные дела

Это могут быть социальные сети, компьютер, телевизор, что угодно. Обычно на тренингах их ставят в разряд поглотителей времени. Вы просчитываете, сколько вы времени тратите на эти дела в год, и соответственно, сколько бы вы могли потратить на более полезные активности. Это мотивация в стиле «силы воли». Мол, вы увидели всё своими глазами, теперь соберитесь и вперёд, в бой, пустите эту энергию в нужное русло. Но если бы всё было так просто. Это как с сигаретами: люди прекрасно понимают их вред, хотя бы в общем плане, но почему-то торопятся бросать курить. Дело в том, что, чаще всего, соцсети, игры и прочее (если это мешает важным делам) — это то, куда человек бежит от реальности. А это связано с глубокими и сложными переживаниями. Тут, конечно, нужно обращаться не к тренеру по тайм-менеджменту, а к психотерапевту.

Форс-мажор

Всё обдумано, запланировано и записано... но ничего не успеваю из-за непредвиденных обстоятельств. Что делать? Обычно на тренинге вам предложат техники планирования времени, которые помогут, если вы совсем не умеете сами структурировать время. Но если вы имеете некое представление об управлении временем, и форс-мажоры всё равно частенько настигают вас, то уже проблема, скорее всего, психологического характера — то есть стремление держать всё под контролем. И тут тоже работа не тренера. Работа же тренера состоит в том, чтобы разъяснять принципы и давать полезные работающие инструменты управления временем. Например, как те, о которых будет рассказано ниже.

2. Принципы и инструменты планирования

В начале нового года мы строим личные и рабочие планы на предстоящий сезон. Залогом их успешной реализации может быть наше умение обращаться со временем, навыки его эффективного использования. И вот — лучшие принципы, правила и приемы тайм-менеджмента.

Матрица Эйзенхауэра

В определённый промежуток времени человек может выполнить только одну задачу. Но какую именно выполнять, если их много? Для этого как раз существует матрица Эйзенхауэра, сортирующая дела по их срочности и важности. На важность дела влияет то, насколько оно влияет на ваш бизнес, а срочность — на то, к какому времени дело должно быть выполнено и привязано ли оно к конкретной дате.

Рисунок 2. Матрица Эйзенхауэра

Mind maps («Интеллект-карты»)

Интеллект-карта представляет собой вид записи материалов в виде структуры, исходящей от центра к краям, разветвляющейся на мелкие части. Другими словами, это отличная замена тексту, таблицам, графикам и схемам. Но почему именно такой способ? Дело в том, что человеческое мышление не организовано линейно, как текст, а как раз имеет подобную разветвлённую структуру, поэтому запоминается информация, записанная таким образом, легче.

Пирамида Франклина

Юный Бенджамин Франклин ещё в молодости составил план достижений на всю грядущую жизнь, и, видимо, у него всё получилось, поскольку теперь структура его плана используется многими людьми по всему миру.

Рисунок 3. Пирамида Франклина  

Система планирования Франклина построена следующим образом:

• главные жизненные ценности (чего человек хочет от жизни),
• глобальная цель (достойная цель творческого человека),
• генеральный план достижения цели,
• долгосрочный план (на годы),
• краткосрочный план (месяц, неделя),
• план на день.

Главное правило пирамиды в том, что каждый последующий элемент прочно основывается на предыдущем, то есть на честном ответе конкретного человека на указанный вопрос. И уже затем, когда ответ дан, можно переходить к следующей ступени и в конце концов строить план на день согласно своим высшим и истинным интересам, то есть того, что вы хотите от жизни на самом деле.

Метод «АБВГД»

Это эффективный метод расстановки задач по приоритетности. Сначала вы составляете список всего, что вам предстоит сделать за день. Затем пишете букву А, Б, В, Г или Д напротив каждого пункта вашего перечня. Каждая буква означает определённый тип задачи.

Таблица 1. Метод АБВГД

А — самое важное, серьёзные последствия за невыполнение. Б — следует сделать, но последствия достаточно мягкие. В — хорошо бы было сделать, но никаких последствий ожидать не стоит. Г — работа, которую можно поручить другому. Д — работа, которую можно убрать из списка дел. Главное правило этого метода: приступать к выполнению задачи А-1 сразу же и трудиться над ней, пока она не будет полностью завершена.

Сначала съешьте лягушку

Если с утра съесть лягушку, то остаток дня обещает быть чудесным, ведь худшее уже позади — сказал как-то Марк Твен. Поэтому специалисты по тайм-менеджменту советуют в первую очередь съедать свою самую гадкую «лягушку», то есть выполнять самое важное, трудное или неприятное за день. Как только вы сделаете это, вам будет уже намного проще и приятнее заниматься остальными.

В итоге можно сказать, что тренинг по тайм-менеджменту, безусловно, полезен. Хотя работает только, когда вы новичок, или если он предоставляет какие-то действительно инновационные инструменты планирования времени (допустим, электронные системы). А если вы имеете представление о некоторых техниках управления времени, но у вас всё равно сохраняются проблемы, то вам нужно идти не на тренинг, а выбрать для себя другой вариант, например, коучинг, о котором мы расскажем в следующей статье.

От редакции

Если вы решили пойти на онлайн-тренинг, советы коуча Валерии Маяцкой помогут не потерять время зря и выжать из обучения все до последней капли: https://psy.systems/post/kak-vyzhat-iz-onlaintreninga-maksimalny-rezultat

Как сделать рабочий день продуктивными, если вы на фрилансе и сами устанавливаете свой график? Мотивационный коуч, фрилансер Янн Ле Нен делится опытом в статье: https://psy.systems/post/utro-frilansera.

Если мысли о работе не дают расслабиться и заснуть, попробуйте завершать трудовой день с помощью формулы «БОБО». Четыре несложных шага — и вы почувствуете себя намного лучше, утверждает психолог Аманта Имбер: https://psy.systems/post/bobo-chetyre-texniki.