Что мешает рационально использовать время и как с этим бороться?
Личная эффективность
Олег Бусыгин
Консультант по управлению, психолог, коуч, бизнес-тренер

Просмотров: 1051
Дата публикации: 24 апреля 2020 г.

Даже тогда, когда мы кажемся себе осознанными, дисциплинированными и собранными, что-то иной раз мешает нам рационально использовать свое время. А кому-то что-то мешает постоянно. Специалисты озаботились на эту тему и вот, что выяснили. Чаще всего проблемами тайминга становятся так называемые хронофаги (или поглотители времени) и прокрастинация (откладывание дел на потом). Попробуем разобраться, в чем суть этих проблем и как их решить.

1. Что за звери хронофаги?

Что такое хронофаги? Немногие знают, что означает это жутковатое слово. Но страдают от тех, кто зовется этим именем, почти все. Хронофаги — это поглотители времени. Это — враги результативности нашей работы и организованности нашей жизни. Это все, что отвлекает от намеченных дел, мешает сосредоточиться на решении задач и достижении целей.

У большинства из нас много времени отнимают бесполезные разговоры по телефону, сидение в мессенджерах и социальных сетях, просмотр ненужного контента по ТВ, «зависание» в Интернете, долгое блуждание по магазинам, откладывание дел «на потом» и многое другое. Также проблемы в распоряжении временем могут вызвать вредные привычки, недосыпание, отсутствие четкого распорядка.

В рамках одного из подходов к осмыслению сущности хронофагов их разделают на одушевленные и неодушевленные:

В ситуациях с одушевленными хронофагами лучшим инструментом будет умение говорить «нет!», в случаях с неодушевленными — техники управления собой, своими состояниями и планирование дел во времени. 

В борьбе с хронофагами, а значит, и в оптимизации своего рабочего и личного времени, важно научиться вовремя их выявлять и устранять. Лучшее оружие против поглотителей времени — это:

  • рациональная постановка целей и задач;
  • выбор оптимальных средств и способов их решения;
  • выработка индивидуальных алгоритмов работы;
  • четкое планирование;
  • поддержание порядка на рабочем месте;
  • использование техник сосредоточения — расслабления и инструментов снижения усталости.

Поглотитель времени

Как его ликвидировать

Нечёткая постановка цели

Использование SMART, PURE, CLEAR, XCP и других методов постановки целей

Отсутствие или нечёткость приоритетов в делах

Использование Матрицы Эйзенхауэра, методы ABC и других техник приоретизации

Многозадачность

Чёткое планирование биоритмы в течении суток и приведение рабочих планов в соответствие с ними

Быстрая утомляемость

Ориентация на персональные биоритмы в течение суток и приведение рабочих планов в соответствие с ними

Хаоидность, беспорядок на рабочем месте

Организация рабочего пространства по принципу функциональности

Отвлекающие коммуникации, звонки, разговоры, письмо, зависание в соцсетях

Зонирование рабочего времени — деление его на отрезки, посвящённые только работе (эти зоны по продолжительности больше) и на отрезки, посвящённые коммуникациям (эти зоны — меньше); жёсткий таймлайн для коммуникаций, например, 5 минут для телефонных разговоров, 10 минут на переписку и столько же на социальные сети; перерывы между коммуникативными отрезками также могут быть  дополнительным бонусом — они будут играть роль отдыха как смены занятий в течении рабочего дня.

Отсутствие или дефицит самодисциплины

Тренинги сэлф-менеджмента, использование методик селф-менеджмента

Прокрастинация (синдром откладывания)

Мотивационные тренинги, использование методик самомотивации и сэлф-менеджмента

Отсутствие или дефицитность чувства времени

Использование письменных методик, хронометрирование дел, упражнение для развития чувства времени

Кстати, чем меньшее число отвлекающих от работы факторов человек обоснованно считает для себя поглотителями времени, тем выше оказывается его самооценка.

2. Беда прокрастинации

Прокрастинация — это постоянное откладывание важных дел «на потом». Например, когда к концу дня вам нужно сдать отчёт, но вместо того, чтобы заниматься делом, вы сидите в соцсетях. Прокрастинацию при этом отличают от простого отдыха, потому что в отличии от него при откладывании дел человек не восстанавливает запасы энергии как во время перерыва, а, наоборот, из-за растущего стресса и чувства вины, мыслей, что «надо бы наконец взяться за работу» он теряет ещё больше сил, чем если бы работал. Это, в свою очередь, приводит к потери продуктивности и, в конечном итоге, провоцирует последующую прокрастинацию.

Конечно, в той или иной степени, прокрастинация знакома каждому из нас и даже считается нормой в большинстве случаев. В проблему она перерастает лишь тогда, когда она становится обычным рабочим состоянием человека. Тогда он превращается в хронического прокрастинатора, который вечно откладывает дела на будущее и неуклонно продолжает терять на них больше сил, чем требуется. К счастью, из этого состояния можно выйти. Для этого нужно усвоить четыре важные вещи.

Уверенность приходит тогда, когда вы берётесь за дело

Нет ничего плохого в том, чтобы перед тем, как за что-то взяться, поразмышлять и продумать  все детали. Другое дело — когда это планирование перерастает в одержимость, в погоню за идеалом. В итоге это приводит к тому, что человек ничего не делает, потому что до совершенства можно добираться бесконечно.

Решение здесь одно — начинайте действовать. Дайте себе время на обдумывание, если оно вам действительно нужно и поставьте чёткие рамки, когда это время должно закончиться. Затем сразу же приступайте к делу. Уверенность придёт к вам во время работы, как аппетит во время еды.

Задачи будут казаться невыполнимыми, если не начинать их решать

В английском языке есть такое замечательное выражение — «One step at a time», что означает — «Один шаг за раз». Это очень эффективный метод решения задач. Особенно хорошо он работает со сложными проектами.

Поэтому когда у вас в голове есть образ огромного, неподъёмного проекта, состоящего из миллиона разных деталей и моментов, не стоит задумываться над всеми его частями и этапами. Не рисуйте себе в воображении картину того, как долго, запутанно и сложно будет для вас выполнение этого проекта. Вместо этого начните его выполнять — один шаг за раз. Как только вы сделаете первое дело, вы поймёте, что всё вовсе не так сложно и запутанно, как кажется, и финал уже намного ближе, чем был в начале. Это как с чистым листом. Вы смотрите на него и думаете — как я смогу написать хороший текст. Но как только вы выводите первые буквы, первое слово, какие-то черновые наброски, работа начинает делаться сама собой, слова связываются в предложения, а они образуют текст.

Не доводите работу до идеала, доводите до конца

Здесь прокрастинация и перфекционизм идут рука об руку. Да, все мы любим, когда у нас получается что-то очень хорошее, может даже шедевральное, близкое к идеалу. Все мы стремимся к этому так или иначе, если у нас есть заинтересованность в результатах своего труда. Но есть очень большая разница между тем, чтобы делать что-то хорошо, на пике своих возможностей и делать что-то идеально. Основное различие тут, прежде всего в том, что идеально выполненная работа — это чаще всего не выполненная работа вообще.

Потому что, чем больше вы исправляете и дорабатываете, тем больше вам кажется, что «тут надо было сделать так», а «здесь нужно поменять иначе». Это почти бесконечный процесс. К тому же, для людей, сильно обеспокоенных «идеальностью» своей работы такой марафон поправок и доработок — это мысленная ловушка. Им всегда будет казаться, что что-то сделано не так.

Правильный выход из этой ситуации — поставить себе адекватный дедлайн, после которого все исправления должны быть завершены, и после этого заканчивать работу и выпускать её «в мир».

Опасность кроется в бездействии, а не в действии

Прокрастинация опасна ещё и тем, что она заставляет человека бояться действий при отсутствии самих этих действий. Иначе говоря, когда вы боитесь работы, к которой ещё даже не приступили. Так можно неделями или месяцами бояться взяться за что-то из-за того, что вы себе надумали, хотя на практике может оказаться, что работа заняла у вас не больше пары часов.

Классический защитный механизм прокрастинатора — оттягивание «часа Х» (начала работы) из-за вымышленных сложностей. Разумеется, таким образом вы только навредите себе. Ведь чем дольше вы откладываете дела, тем страшнее в итоге браться за них. Ваш разум рисует пугающие картины нерешенных задач, тем самым гася любой ваш порыв к работе. Человек не хочет покидать зону комфорта, но, сам того не зная, он уже сделал это своими размышлениями.

Делать что-то не опасно. Опасность, наоборот, таится в бездействии, чередом за которым идут пропущенные сроки, штрафы и неуверенность в своих способностях ещё большая, чем раньше. Не терзайтесь сомнениями. Начните действовать и все ваши неприятные мысли пропадут.

3. Волшебная пилюля или реальный выход на своих ногах

«Как перестать прокрастинировать?». «Как вырваться из рамок заурядного мышления?». «Как выработать силу воли?». «Как завести друзей и оказывать влияние на людей?». Вам знакомы подобные заголовки? Наверняка. Почти каждый из нас, из тех людей, которым небезразличен собственный личностный рост, или, по крайней мере, мы так думаем, не раз встречался в жизни с такими статьями, книгами, видео, подкастами и так далее. Можно сказать, что среди потребляемого нами контента это — такие вот своеобразные «горячие пирожки». Ведь в отличие от «жёлтой прессы» — вредного информационного фастфуда, не несущего никакой смысловой нагрузки и работающего только на никому ненужном «вау-факторе», советы по личностному росту вкусные, питательные и привлекательные как и положено хорошим пирожкам. Но, к сожалению, как и вся вкусная выпечка, такие советы не то чтобы вредны, но они приносят только сиюминутное наслаждение без долгосрочных перспектив, которое может дать здоровое питание.

И это не значит, что такие советы вредны. Нет. Но также и не значит, что они полезны. Всё зависит от того, что вы собираетесь делать после прочтения очередного «как работать эффективнее и не тратить время на ерунду».

Целые сайты почти целиком посвящены продаже таких пирожков личностного роста. И разлетаются они на ура. Это ёмкие и совсем неглупые статьи и мини-интервью на различные повседневные темы, которые действительно могут помочь читателю, желающему изменить свою жизнь к лучшему. Но тут есть несколько проблем.

Первая, весьма забавная и парадоксальная заключается в том, что такие тексты (и, соответственно, сайты) в основном предназначены для офисных работников, которые в свой перерыв или не обязательно в перерыв могут прочитать пару-тройку таких статей без ущерба для работы. Ведь статьи небольшие, интересные да и читаются легко. Однако, в таком случае, происходит вот такая ситуация — человек читает статью о том, как перестать отвлекаться от работы, при этом отвлекаясь от работы. И это, конечно, происходит не только с теми, кто работает в офисе. Но и со многими людьми, читающими подобные советы. Опять же, благодаря хорошему усвоению материала и простоте его подачи, такие тексты-пирожки съедаются просто и непринуждённо. Время это отнимает, а толку чаще всего никакого нет.  Это, как раз вторая проблема.

Чаще всего такие советы так и остаются на уровне советов, то есть не воплощаются в жизнь. Почему так происходит? Есть несколько основных причин. Во-первых, прочитать что-то мало. Нужно потом что-то делать. Но прочитать же гораздо проще, верно? При этом, сам формат советов для личностного роста идеален для того, чтобы прочитать и ничего потом не делать. И работает это также, как и в случае человека, который рассказал о своих планах пойти в спортзал, но не пошёл. Дело в том, что ему стало легче уже после того, как он озвучил свои планы. Так зачем же тогда идти в спортзал? То же самое и с полезной информацией для собственного развития. Вы её прочитали и вам уже стало гораздо легче, ведь вы потратили время с пользой и знаете несколько трюков. Но на деле же вы просто потратили своё время впустую и поддались своим иллюзиям.

Так что же тогда делать, вовсе не читать такие статьи? Нет, читать их можно и даже нужно, но только если вы настроены серьёзно и намерены сразу же начать действовать. А пробегаться глазами по несметному количеству подобного материала и уж тем более быть одержимым им, читая всё больше и больше, надеясь что это каким-то волшебным образом изменит вашу жизнь — просто пустая трата времени.

Гораздо более простое и экономичное по затратам времени решение — это обратиться в тренинговую компанию с хорошей репутацией, поработать с опытным тайм-коучем и, конечно же, не забывать о том, что большая часть труда над собой и своими ресурсами — это личная ответственность каждого из нас.

 

От редакции

Плохая организация труда — один из самых главных источников профессионального стресса. В конце дня вы понимаете, что не закончили свои задачи и должны либо сидеть допоздна, либо начать завтра намного раньше. Возможно, хотя бы один из предложенных нами 10 советов поможет вам изменить ситуацию: https://psy.systems/post/10-sovetov-chtoby-povysit-effektivnost-v-rabote

Частая проблема, с которой сталкиваются многие на своем пути, — это трата эффективного времени в течение дня. Научиться брать ситуацию под контроль, тренировать навык концентрации для более успешного приближения к цели помогут советы Эдварда Хэлловэлла, автора книги «Не отвлекайте меня! Как сохранять высокую концентрацию несмотря ни на что». Мы собрали ключевые идеи в нашем обзоре: https://psy.systems/post/edvard-xellovell-ne-oyvlekajte-menya.

Тем, кому нужна мотивация для разгребания накопившихся дел в совершенно не организованном дне, кто уже отчаялся и не верит в себя, рекомендуем к прочтению книгу Нейла Фьоре «Легкий способ перестать откладывать дела на потом»https://psy.systems/post/nejl-fyore-legkij-sposob-perestat-otkladyvat-dela-na-potom

Считаете, что вашим друзьям это будет полезно? Поделитесь с ними в соцсетях!
ХОТИТЕ БЕСПЛАТНО ПОЛУЧАТЬ НОВЫЕ ВЫПУСКИ ОНЛАЙН-ЖУРНАЛА «ПСИХОЛОГИЯ ЭФФЕКТИВНОЙ ЖИЗНИ»?