Автор

Марк Форстер — известный британский специалист, тайм-менеджер и автор теорий по личной организации.

Сложность изложения

2 из 5.

Целевая аудитория

Все, кто хочет по-настоящему управлять временем и успешно справляться с запланированным на день.

Зачем читать

Автор предлагает воспользоваться главным правилом: отложить все дела на завтра. Списки дел, расстановка приоритетов — все это ошибочно и не дает результативности. Нам мешает много факторов, чтобы выполнять запланированное на день, и количество этих дел можно сократить, если грамотно проранжировать их. Форстер рекомендует заменить важность обязательствами и обещаниями, данными другим людям. В книге предложены семь основных правил для повышения эффективности работы, а также ряд полезных техник, которые сделают нас более организованными и креативными.

Читаем вместе

Есть веские причины, препятствующие достатку времени, и связаны они с особенностью нашего мозга. Мы часто говорим одно, а делаем другое, и решения не совпадают с нашими поступками. Наш мозг одинаково рационален и иррационален: одна его часть принимает важные решения, другая следует инстинктам. Эти два начала работают по-разному, когда мы хотим получить мгновенное удовольствие, но с отложенным во времени вознаграждением.

Иррациональное всегда превалирует, и конкретно в его части возникают сопротивление и прокрастинация. Бывает так, что задание, вызывающее у нас внутренний протест, оказывается проще, чем казалось. Рациональная часть придумывает стратегии, которые контролируют иррациональную. Желание и воля — это не единственные составляющие успеха: для него также нужна система, дающая ментальную и физическую поддержку.

Задача этой системы — привести обе части мозга в состояние сотрудничества по схеме «думать — решать — действовать». Для решения временной проблемы мы начинаем работать в ускоренном режиме и достигаем предела загруженности, а проблема остается нерешенной.

Автор называет три причины нехватки времени:

1. Многозадачность.

2. Почти нулевая эффективность.

3. Мало времени для самой работы.

Все, что нам требуется, — сократить количество дел, повысить рабочую эффективность и найти время для выполнения задач.

Эффективность отличается от целесообразности тем, что в первом случае мы распоряжаемся ресурсами, во втором — делаем то, что приводит к результату. Мы или делаем все правильно, или делаем правильные вещи. Когда мы эффективно используем время, мы переводим в порядок все, что не нуждается в креативе, чтобы освободить это время на него. Для порядка нужна система, которая поможет справиться с рутиной. Меняя ее, мы изменяем результат, и, если она сильно тормозит нас, следует ее пересмотреть.

Форстер предлагает воспользоваться семью принципами управления временем:

1. Вырабатывать ясное видение, то есть четко осознавать цели и действия.

2. Выполнять за раз только одну задачу, делая ее правильно, и лишь потом переходить к другой.

3. Выполнять задания регулярно и делать перерывы между ними, чтобы восстановиться и адаптироваться. Таким образом, в мозгу возникают новые нейронные связи.

4. Соблюдать меру в выполнении задания, думать о сроках, ресурсах и объеме работы. Ограничения хорошо влияют на творческое мышление.

5. Начинать новый день с закрытого списка задач, к которым нельзя добавить новые. Порядок их выполнения может быть любой, главное — проработать за день весь список.

6. Отказываться от прерываний, так как они разрушают намеченные планы. Нашим днем руководим мы, а не случайные события.

7. Помнить о том, что обязательства сильнее интереса, и если мы преданы одному делу, то автоматически отказываемся от другого.

Мы склонны порой имитировать бурную деятельность. Если реальная работа ведет нас к успеху, но заставляет выйти из зоны комфорта, то ее имитация направлена на то, чтобы избежать любого дела. Ее признаками являются следующие:

1. Работа — не вызов, хотя занимает все время.

2. Мы склонны работать ниже нашего потенциала.

3. У нас нет времени на перерывы и раздумья.

4. Мы все время наступаем на одни и те же грабли.

5. У нас нет долгосрочного планирования.

Только четкая цель может определить, что нам стоит делать, а что нет. Если работа начинает контролировать нас, она неизбежно вызывает стресс. Поэтому нужно сконцентрироваться на реальной деятельности, которая выведет бизнес или работу на новый уровень.

Нельзя ранжировать дела только по важности или срочности, иначе они никогда не будут выполнены или будут доведены до критического состояния «горящих сроков». Дела нужно ранжировать по обязательствам, чтобы возникали новые цепочки с умением контролировать их. Лучше начать с менее срочных дел, тогда не останется «горящих».

Если мы подчиняем случайные события, мы дистанцируем запрос от его выполнения, а также действуем четко и последовательно. Дистанция между событиями может зависеть от срочности задачи: сейчас, сегодня и завтра.

1. Первая срочность означает отказ от всего и уделение внимания новому делу. На случайно возникающие запросы нам помогает реагировать система, и в случае провала ошибка заключается не в тайм-менеджменте, а в организации. Если наша работа не связана с мгновенным реагированием, мы должны избегать этого «сейчас».

2. Вторая предполагает ответ в день поступления запроса. Здесь нужны записи, чтобы понять, как некоторые действия приближают нас к конечным целям. Записи переключают наше поведение с иррационального на рациональное, и таким образом мы устраняем прерывания. Дел с таким статусом должно быть немного, и выполняем мы их в свободное время от того, что было запланировано раньше на этот день.

3. Третья срочность дает нам понимание дистанции между запросом и выполнением, которое называется «завтра». Любые запросы с этим статусом можно планировать заранее, чтобы оставлять в нашем дне «окна» для немедленных событий. В категории «завтра» должно быть много дел, автор называет этот принцип «маньяна». Он достаточно конструктивный и позволяет выполнять работу по плану. Чтобы следовать этому принципу, мы должны убрать традиционные списки дел и завести закрытый список.

В список нельзя добавлять новые задания, и очень важно закрыть этот чек-лист в течение дня. Все поступающие запросы мы вносим в категорию «завтра» и формируем новый закрытый список. Таких списков может быть несколько, они значительно помогают достигнуть определенной цели и привести в соответствие объем заданий с нашими возможностями.

Чтобы контролировать выполняемые задания, можно завести бумажный дневник задач. Его преимуществами являются следующие:

1. Напоминание о выполнении конкретных действий в определенное время в будущем.

2. Возможность контроля выполнения.

3. Мониторинг проектов.

4. Принятие важных решений.

Бывают задания, которые называются «текущий приоритет». Их следует выполнять ежедневно и начинать новый день с них. Задача также может быть представлена в виде проекта — повторяющегося или ограниченного по времени. Проектная работа часто требует делегирования полномочий, поэтому нужно поручать дела заранее, четко формулировать их и указывать сроки, устанавливать промежуточные сроки, напоминать об их приближении за день или раньше, просить обозначить новые в случае их пропуска.

Любые невыполненные задания оставляют неприятный осадок, и, чтобы не допускать таких ситуаций, следует фиксировать их и не провоцировать новые задолженности. Избавляясь от «хвостов», мы испытываем облегчение и заряжаемся энергией.

Система «сделай завтра» помогает более уверенно ориентироваться в процессе планирования любых дел.

Лучшая цитата

«Псевдоэкстренная ситуация — это чрезвычайная ситуация только потому, что вы этого не сделали раньше».

Чему учит книга

— В мире все подчинено законам вероятности, а события происходят случайно. Но мы сами выбираем способ реагирования на них.

— Мы стремимся сделать все сразу, но сначала нам следует определить, что вмещает это понятие.

— Нам стоит браться только за то, чему мы можем отдаться сполна. Чувство полного контроля над делом вызывает положительные эмоции и мотивирует на выполнение не самого приятного задания. Любое маленькое достижение способно привести к большой победе.

— Система «сделай завтра» является навыком, который необходимо практиковать.

От редакции

Как успевать больше за меньшее количество времени, знает предприниматель и инвестор Джон Рэмптон. Предложенные им рецепты можно прочитать в статье: https://psy.systems/post/101-sovet-po-upravleniu-vremenem.

Когда справиться с цейтнотом не получается, мы начинаем на себя злиться. Однако эффективности это не добавляет, скорее ведет к самоуничтожению. Как получить свободу от саморазрушающих чувств, рассказывает специалист психологического консультирования Ольга Спиридонова: https://psy.systems/post/zlus-na-sebya-kak-perestat-sebya-unichtozhat.

Как практиковать навык «подумать об этом завтра», отключая голову от беспокоящих мыслей и давая себе возможность восстанавливаться, научит статья психолога Владимира Куца: https://psy.systems/post/sunduk-s-problemami.