Тайм-менеджмент — одна из наиболее популярных тем в бизнес-обучении. На российском рынке она уже не нова, тем не менее, тренинги по управлению временем стабильно и активно покупают. И в открытом формате, и в корпоративном. Эта компетенция важна как для руководителей, так и для исполнителей, как для наемных работников, так и для собственников. И, тем не менее, дисциплина времени постоянно в дефиците. У нас, в России, это очень остро чувствуется: менеджеры часто ошибаются в планировании, поставщики срывают сроки, сотрудники сервиса нарушают договорные обязательства. Люди продолжают опаздывать, несвоевременно давать обратную связь, упускать важное в результате недочетов, связанных с временем. В чем корень проблем?
Во-первых, принципиальный момент: временем управлять нельзя — оно объективно и не зависит от нашей воли. В году 365 дней, в сутках 24 часа, в часе 60 минут, в минуте 60 секунд. К тому же, время необратимо. Поэтому можно лишь управлять собой во времени и своим отношением к нему. Точнее, к своим делам и их планированию. Но и этого на практике оказывается вполне достаточно, ведь не зря же о мастерах тайм-менеджмента говорят: «У них в одних сутках 48 часов».
Во-вторых, любое планирование, прежде, чем «завязаться» на времени, должно исходить из правильно расставленных приоритетов. А для этого, как минимум, нужно уметь отличать цель от видения, цели от задач, а в задачах выстраивать логическую последовательность. И, разумеется, корректно ставить цели. Хотя бы, по такому классическому алгоритму, как SMART.
В-третьих, тайм-менеджмент предполагает и «отрицательные» методы. Например, важно не только запланировать и учесть то, что нужно сделать. Важно понимать и то, чего делать совершенно не нужно. Что избыточно, излишне, безрезультатно, малоэффективно, нерентабельно в плане вложений такого ценнейшего — невосполнимого! — ресурса, как время. Понимание, что нужно отсечь и вынести за скобки, дает концентрация — эффект такой компетенции, как осознанность.
Итак, тайм-менеджмент — это система контроля над расходованием времени, правильным его распределением на различные виды деятельности для повышения эффективности и продуктивности. Ниже мы порассуждаем о законах, принципах и инструментах тайм-менеджмента, а также о проблемах и ошибках в обращении с ресурсом времени. Эта статья не претендует на высокую авторскую оригинальность и новые открытия, здесь мы коротко, но системно лишь изложили то, что уже более или менее известно, и приправили комментариями на злобу дня.
1. Законы тайм-менеджмента: как это работает
Об управлении временем написано много статей со всевозможными советами и рекомендациями. Далее собраны самые действенные законы тайм-менеджмента, которые нужно обязательно брать во внимание при разработке своего плана действий.
Ваша эффективность напрямую зависит от порядка действий
Когда у вас прилив сил, лучшее, что вы можете сделать — это заниматься большими делами, которые требуют творчества, энергии, креативности и полной самоотдачи. А когда вы уже подустали, самое время поперекладывать бумажки, поискать нужную информацию в сети и позаниматься прочими монотонными делами.
При получении первых результатов продуктивность снижается
Знакома ли вам такая ситуация — вы начинаете новый проект, и всё у вас получается так здорово, что вы решаете похвалить себя, сделать перерыв и выпить кофе. Вы расслабляетесь, потом снова возвращаетесь к работе и обнаруживаете, что ваша эффективность пошла на спад.
Похожий пример можно привести и в спорте. Допустим, ваша цель — 10 подтягиваний. Вы подтягиваетесь 7 раз и решаете сделать маленький перерыв, перевести дух, при этом всё ещё вися на турнике. Вы даёте себе немного повисеть, и в итоге всё заканчивается тем, что вы не можете добить эти три подтягивания. Мораль в обоих случаях одна — начал забег, беги и не останавливайся, иначе можешь сбить дыхание.
Если вы занимаетесь любимым делом, время летит быстро
Время тянется как жвачка, если вам скучно. Но скучно не бывает, если вы заняты тем, что вам по душе, поэтому в таком случае время проходит незаметно. И это прекрасно, когда вы действительно любите вашу работу. Однако, есть тут и некая опасность. Не замечая ход времени, можно часто зарабатываться, и тогда его уже не будет хватать на другие важные вещи — на семью, друзей, здоровье и отдых. Важно об этом помнить: жизнь состоит не только из работы, карьеры и добывания денег.
Вы потратите на дело столько времени, сколько вы отвели на него
Если вы не поставили себе чёткий дедлайн, то можно и небольшую статью писать целый день, то и дело прерываясь на что-то стороннее. Однако, как только вы станете измерять задачи не днями, а часами, то заметите, как улучшилась ваша продуктивность.
20% усилий приносят 80% результата
В конце XIX века итальянский инженер, экономист и социолог Вильфредо Парето сформулировал принцип, который гласил, что «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20% результата». Верно? Не совсем. На самом деле, идею принципа в 1951 году предложил видный теоретик менеджмента Джозеф Джуран.
Резюмировать историю принципа Парето можно следующим образом.
Концепция «значительности немногого и незначительности многого» существовала всегда. Парето исследовал её проявление на примере распределения благосостояния населения. Его вклад был в том, что он обнаружил логарифмическую зависимость распределения дохода, соответствующую теории значительности немногого и незначительности многого. А Джуран был первым, кто понял, что этот принцип (который ещё не был принципом, а только наблюдением) универсален и может применяться в отношении большинства видов деятельности. Именно он создал этот принцип и выразил его суть как «значительность немногого и незначительность многого». Иначе говоря, закон гласит о том, что в ситуации, где результат складывается из различных факторов, их вклад часто бывает разным.
Закон или принцип Парето известен, наверное, всем, кто интересуется управлением временем. Однако не все его верно понимают. Если объяснять кратко, то принцип можно перефразировать так — только часть наших действий по-настоящему эффективна, поэтому акцентировать внимание нужно стараться только на этих «20%» наших результативных действий.
В наше время закон Парето всё ещё релевантен и активно используется в различных сферах жизни, хотя он и был подвергнут критике. И на наш взгляд, чтобы лучше понимать этот принцип и эффективнее его использовать, нужно иметь о нём полное представление.
В отношении закона Парето есть две основные претензии, и обе они касаются его математической части. Если вкратце, она неверна. Более того, следствие закона вообще может не сбываться в каждом случае. Таким образом можно заключить, что принцип Парето нельзя рассматривать как непреложный и точный закон. Однако, применение его как общего правила, требующего замечать неравномерность вклада различных факторов в результат и необходимость уделять разное внимание этим факторам, исходя из их значимости, полезно.
Принцип Парето является хоть и не точным законом, но, безусловно, полезным инструментом в самых разных сферах трудовой деятельности. Благодаря ему, человек может находить причины появления проблем, устранять самые важные из их, а также концентрировать свои усилия на тех областях, которые могут иметь наибольший эффект. Таким образом, принцип Парето служит одним из лучших инструментов повышения эффективности и качества.
А теперь небольшой кейс из практики консультанта.
Отдел продаж крупной IT-компании не радовал своими показателями топ-менеджмент. Помимо изготовления и реализации серверов, сетевого оборудования и компьютеров, компания создавала программный софт, чаще всего, под конкретный запрос клиента. Поэтому помимо относительно простых продаж продуктов типовой конфигурации, отдел должен был заниматься сложными «длинными» продажами индивидуальных решений. На это у сотрудников уходило много времени. Они жаловались, что его категорически не хватает для выполнения плана продаж на сто процентов. Для решения этой проблемы был приглашен консультант.
Все вышеописанные базовые законы тайм-менеджмент он применил в данной ситуации как инструменты. А именно, сделано было следующее.
Закон ваша эффективность напрямую зависит от порядка действий в прикладном аспекте сработал следующим образом. Каждый рабочий день отдела продаж начинался с небольшого брифинга-планерки. РОП собирал своих сотрудников в количестве двенадцати человек и забрифовывал их каждого по отдельности и всех вместе, определяя и корректируя индивидуальные планы относительно общего плана отдела. Выясняя проблемы, руководитель отдела работал как фасилитатор, помогая сотрудникам решать их коллегиально. В начале это всех напрягало, но затем сотрудники увидели пользу синергетического эффекта групповой работы и больше почувствовали себя коллегами, нежели конкурентами. Главное, что в результате такого брифинга каждое утро для отдела разрабатывался конкретный порядок действий в соответствии с законом Парето.
20% усилий приносят 80% результата: в данном случае под 20% подразумевался наиболее продуктивный с точки зрения биоэнергетики человека временной отрезок — это первый 20% от 100% длительности всего рабочего дня. Каждое утро сразу же после ежедневного брифинга-планерки сотрудники отдела продаж выполняли самые крупные, сложные и щедрые в смысле финансового результата дела: звонки крупным клиентам, разработка крупных потенциальных клиентов, назначение и проведение серьезных встреч, неприятные, но необходимые дела. Иными словами, именно те, которые в совокупности дают 80% желаемого результата и выполнения плана в денежных показателях.
Закон вы потратите на дело столько времени, сколько вы отвели на него отлично работал в системе промежуточного контроля и условных процессных KPI, помогающих оцифровать рабочий день сотрудника отдела продаж посредством графика, который вскоре был заведен в систему CRM. Количество и результативность звонков, встреч, переговоров в переписке, расширение клиентской базы и т.д.
Чтобы при получении первых результатов, продуктивность не снижалась помогали индивидуальные планы сотрудника и, опять же, индивидуальная система контроля. Эти инструменты давали возможность переходить от одного вида работы к другому таким образом, чтобы соблюдать границы их тайминга — ограниченности во времени на решение своих задач.
Если вы занимаетесь любимым делом, время летит быстро: теперь на практике это работало прекрасно! Внедрение индивидуальных планов с четким таймингом, системы промежуточного контроля и системы KPI вкупе с сокращением фиксированной части вознаграждения за труд сыграло роль «промывки» отдела продаж. Из него ушли все «процессники», привыкшие работать по принципу «день да ночь — сутки прочь». Остались одни результатники, которым удавалось дружить со своим временем.
Продолжение следует.
От редакции
Ни на что не хватает времени? Предприниматель и эксперт PennyStock Тимоти Сайкс предлагает четыре простых способа достичь большего за те же 24 часа в сутки: https://psy.systems/post/chetyre-sposoba-maksimalno-povysit-svou-effektivnost.
Как грамотно распределять часы и расставлять приоритеты, чтобы добиться профессионального успеха и быть счастливыми в личной жизни, знает журналист-фрилансер Лора Вандеркам. «Книга о потерянном времени. У вас больше возможностей, чем вы думаете» — сборник ее рекомендаций по эффективному расходованию времени: https://psy.systems/post/lora-vanderkam-kniga-o-poteryannom-vremeni.
Задачи поставлены, планы написаны, но вдруг наступает состояние «надо, но никак не могу начать». Как победить приступы внезапной лени, найти мотивацию для работы и выработать эффективное отношение к труду, рассказывает психолог и бизнес-консультант Ольга Юрковская: https://psy.systems/post/kak-zastavit-sebya-rabotat.
