Автор
С. Дж. Скотт — эксперт по личной эффективности, противник многозадачности, автор нескольких книг.
Сложность изложения
2 из 5.
Целевая аудитория
Все, кто хочет эффективно планировать рабочий день и успевать выполнять самые значимые задачи.
Зачем читать
В книге предлагаются методики по составлению эффективных списков дел и по выработке общих схем, легко встраиваемых в жизнь каждого из нас. Самые важные задачи должны быть запланированы в начале дня, для этого автор предлагает составить четыре списка дел с определенными функциями, которые помогут достигнуть высоких результатов в карьере и в жизни.
Читаем вместе
Автор выделяет семь основных ошибок, которые совершают люди при составлении списков дел:
1. Списки выглядят слишком пространными и нечеткими, они являются демотиваторами из-за невозможности выполнить каждое задание. В них ежедневно должны быть выделены три самых важных дела и выписаны по степени значимости на отдельном листе.
2. Списки расплывчаты и неопределенны, содержат туманные формулировки целей без учета шагов, необходимых для достижения результата. Любая задача должна быть ограничена временными рамками и сроками.
3. Мы не умеем планировать время, поэтому важно научиться оценивать, сколько часов или дней нужно выделить на какое-либо дело.
4. Мы позволяем себе отвлекаться на незапланированные дела. График должен быть структурированным и в то же время гибким, чтобы можно было найти время на непредвиденные ситуации.
5. Мы часто концентрируемся на не самых важных делах. Здесь необходимо представлять общую картину и выписывать задачи с реальными сроками.
6. Между нашими задачами и конечными целями нет связи. Чтобы начать работать, нам необходима мотивация, и, если то или иное дело будет связано с долгосрочной целью, работа будет выполняться с большим энтузиазмом.
7. Нам свойственно переживать из-за невыполненных дел. Поэтому нужно ежедневно выделять три самые значительные задачи.
Для эффективной работы и концентрации на главном необходимо составить четыре списка дел:
1. Список идей включает мысли или потенциальные проекты на перспективу. Фиксация мыслей происходит с помощью системы 43 папок или программы для ведения и хранения записей Evernote.
— Первый способ позволяет сохранить все самое важное в 12 больших папках на каждый месяц. К ним постепенно добавляется 31 папка на каждый день и нумеруется. Каждая запись должна храниться в отведенном для нее месте, следует еженедельно напоминать себе о той или иной идее, а также выработать привычку просматривать содержимое папок.
— Второй способ позволяет хранить рабочие записи и личные документы в одном месте, получать быстрый доступ к ним, синхронизировать со сканирующими приложениями, а также между компьютером и мобильным устройством.
2. Список проектов содержит задачи с двумя действиями и более. Любая идея должна реализоваться и стать завершенным проектом. Список включает промежуточные даты и финальную дату проекта, конкретные задачи и действия, отдельные проекты. Допустимо использовать вместо линейного списка «ментальные карты», с помощью которых можно оценивать личные навыки, возможности и ресурсы.
3. Список еженедельных дел представляет собой план с перечнем рутинных дел, сроков, встреч, мероприятий для работы над проектами. Можно выделить один выходной в неделю на часовое планирование следующих семи дней. Для рутинных дел нужно указать время, которое будет уходить на их выполнение, для встреч можно использовать функции напоминания в смартфонах или электронных календарях. Каждый пункт списка нужно ранжировать по степени затрат энергии (от 1 до 5), а раз в неделю пробегать глазами расписание на ближайшие дни и планировать все проекты. Необходимо понять, может ли идея реализоваться быстро, — тогда следует использовать «правило двух минут». Если это невозможно сделать сразу, следует наметить время и дату для более детального обдумывания.
4. Список самого важного на день включает три вещи, которые нужно выполнить в самом начале дня. Здесь можно использовать карточки или небольшие листы, список необходимо составлять с самого утра, расставляя дела по приоритетности выполнения. Все самое важное в расписании должно быть выполнено в первой половине рабочего дня, чтобы осталось время на внезапные сюрпризы.
Все четыре списка нужны для более ясного представления рабочего дня, учета всех мыслей, задач и сроков, для концентрации на важных вещах.
Мы замечаем, что в течение дня или бываем слишком активны, или теряем энергию. Поэтому, помимо списков дел, нам нужно учитывать чередование пиков и спадов активности. Для этого автор предлагает делать следующее:
- Обращать внимание на истощение силы воли. Самые сложные дела должны выполняться на пике активности.
- Определять то время, в которое работается лучше всего. Физические нагрузки хороши для 7 утра и 7 вечера, умственные лучше осуществлять в 9 утра или 9 вечера. Но здесь важнее следить за индивидуальными биоритмами.
- Начинать день с самых энергозатратных дел, пока уровень мотивации достаточно высок.
- Откладывать рутинные дела на время спада активности. Здесь можно заняться более легкими заданиями.
- Почаще прислушиваться к себе, определять уровень энергии по шкале от 1 до 5.
- Делать небольшие, но частые перерывы после каждых 25 минут интенсива.
- Перестраивать график в «ленивые» дни, выбирая задачи с рейтингом 1 или 2.
- Научиться принимать решения, если один из пунктов зависает в списке более трех дней. Можно перенести его на другой день или удалить из списка, если он больше не актуален.
Мы отлыниваем от выполнения задач тогда, когда нет мотивации или когда мы боимся встречных трудностей в виде неопределенности, сложности, поражения, отторжения. Для преодоления этих страхов нужно избавиться от всего, что отвлекает: соцсетей, электронной почты, СМС, шума, многозадачности или беспорядка на рабочем месте. Затем следует выписать то, что является помехой к действию, составить план по преодолению преград. Нужно хорошенько подготовиться к тому, чтобы не нашлось ни единого предлога отложить начало работы. Дальше можно настраиваться на качественное и своевременное выполнение заданий, думать о последующей награде. Нужно верить, что любое завершенное задание обязательно принесет положительные результаты.
Лучшая цитата
«Чтобы работать эффективно, концентрироваться на самом существенном и не тратить время на то, что только представляется важным, нужна система четырех списков дел».
Чему учит книга
— Любая задача, внесенная в список дел, может быть оценена с точки зрения временных затрат на нее. Отвлеченная идея может быть реализована благодаря плану ежедневных действий.
— Все списки рабочих или персональных проектов включают поэтапную работу. Для этого должны быть поставлены четкие цели и записаны конкретные шаги для их достижения.
— Любая работа начинается с самого значимого дела с установлением четких временных рамок. Между выполнением задач необходимо делать перерывы, чтобы было легче настроиться на реализацию следующего задания.
От редакции
Расставить преоритеты в делах и исключить ненужное поможет метод египетского джинна, которым успешно пользуется СЕО-оптимизатор Виктория Самира. Своим опытом она делится в статье: https://psy.systems/post/kak-vse-uspevat-metod-egipetskogo-dzhinna.
Порой мы откладываем важные дела на потом, потому что боимся поражения. Что нам мешает поверить в себя и как с этим справиться, объясняет психолог, коуч, гештальттерапевт Нина Рубштейн: https://psy.systems/post/gde-vzyat-veru-v-sebya.
Когда вы точно знаете, что вам непременно нужно что-то сделать, но вам настолько не хочется, что вы то и дело находите отговорки, — это не что иное, как самосаботаж. Как с ним бороться, объясняет психолог Оксана Юсупова: https://psy.systems/post/samosabotazha-kto-vinovat-i-chto-delat.