Автор

Джоселин Глей — основатель и главред веб-сайта 99U.com, автор и редактор трех популярных книг, дважды лауреат премии Webby Awards за лучший блог в сфере культуры.

Сложность изложения

2 из 5.

Целевая аудитория

Все, кому надоело тратить время впустую, а также те, кто хочет изменить подход к использованию e-mail.

Зачем читать

Книга является практическим руководством для тех, кому важна каждая рабочая минута. Автор рассказывает о превращении электронной почты в эффективный рабочий инструмент, о сортировке и чтении корреспонденции, о толковом составлении ответов. Электронная почта способна выбить нас из колеи, поэтому Глей дает практические советы, как избежать этого.

Читаем вместе

Электронная почта ломает людей, позволяя им чувствовать тревогу, вину, ненависть или отчаяние. Они в последнюю очередь думают о ее пользе, хотя в действительности e-mail стала частью повседневной жизни каждого из нас. Главная причина нашей дихотомии «любовь-ненависть» — это восприятие электронной почты как задачи, являющейся на самом деле инструментом.

Мы не концентрируемся на том, что исходит от нас, зато тщательно следим за тем, что приходит, теряя контроль над рабочим днем и делегируя список дел другим людям. На электронную почту у нас уходит около четверти рабочей жизни, и чем чаще мы проверяем ее, тем больше устаем.

Не важно то, что прячется во входящей корреспонденции, — мы просто получаем удовольствие от проверки электронного ящика, поскольку инстинктивно стремимся к поиску и нахождению вознаграждения. Именно письма вызывают наше привыкание, заставляя без конца обновлять страницу, отставив в сторону более важные дела. Также нам очень хочется завершить начатое, когда мы постоянно проверяем почту.

Когда мы чистим ящик с входящими письмами, то получаем удовлетворение от наличия четкого индикатора прогресса. Его сложно почувствовать, когда мы должны завершить важные творческие проекты, и на это имеются две причины:

1. На выполнение серьезной задачи необходимо затратить не только дни, но и годы.

2. Используемые нами приложения «прячут» этот прогресс.

Мы совершаем бесконечное число попыток усовершенствовать документ в Word или Google Docs, производя манипуляции по улучшению в одном файле. И когда получаем готовый результат, то словно обесцениваем все эти попытки. Они будто исчезают, и таким же способом мы «вырезаем и удаляем» этот прогресс в других приложениях.

Нам сложно общаться посредством электронной почты по причине отсутствия обратной связи. Если по телефону или в личной беседе нам удается считывать множество неуловимых социальных сигналов, помогающих нам в решении дел, то в случае общения по почте эта петля обратной связи отсутствует. Мы обладаем так называемым негативным смещением: если мы отправляем письмо с позитивным настроем, то получатель остается нейтральным, если с нейтральным — то он испытывает негатив. Пока письмо идет от отправителя к адресату, по шкале позитива оно съезжает вниз. Для эффективной электронной переписки требуется «усиление» позитивности языка. Мы можем делать это с помощью открытого выражения чувств, думая при этом о чувствах получателя.

Электронная почта порождает в нас некое обязательство и чувство вины, если в ящике скапливается непрочитанная гора сообщений. Мы словно вынуждены отвечать на каждое  письмо, причем достаточно оперативно, принося в жертву рабочее время и другие приоритеты, теряя в качестве самих ответов.

Чтобы обуздать электронную почту, нам необходимо выбрать, кому и когда мы должны отвечать. Особо важную работу можно разделить на три категории:

1. Миссия или нахождение призвания, которое вовсе не обязательно иметь.

2. Проект, который требует завершения. Их может быть несколько, и для их выполнения необходимы конкретные шаги.

3. Навыки, допускающие любой уровень амбиций. Выполняемые задачи должны помогать нам расти профессионально и личностно.

Для нашей работы важны следующие категории людей:

1. ВИПы, то есть самые близкие люди, на сообщения которых нужно отвечать как можно быстрее. С этими людьми мы имеем личные отношения или от них зависит наше материальное благополучие: начальник, важный клиент, муж, жена, другой близкий родственник.

2. Ключевые сотрудники, с которыми мы контактируем на работе, развиваем взаимоотношения и планируем проекты. Это наши коллеги, не самые крупные клиенты, консультанты, родственники, друзья.

3. Симпатичные нам люди, которые дарят нам радость: близкие друзья, приятели, коллеги.

4.  Люди с потенциалом, которые могут оказаться весьма полезными в будущем, но в чем мы еще не уверены. В их число входят перспективные клиенты, потенциальные работодатели, новые знакомства.

5. Случайные люди, чьи письма оказались во «Входящих» без приглашения.

Когда мы устанавливаем систему, соответствующую нашему творческому ритму, и формируем ожидания у наших начальников и коллег, то мы легче фокусируемся на важных задачах. Для этого мы делаем следующие шаги:

1. Начинаем день с главного.

2. Проверяем электронную почту не чаще трех раз в день.

3. Выделяем время для работы с почтой и вносим его в график.

4. Представляем временные интервалы в нашем календаре как совещания.

5. Используем извещения о сообщениях от ВИПов.

6. Стараемся не оставлять почту открытой в фоновом режиме.

7. Помним о «цене переключения» внимания на что-то другое.

8. Не забываем об ослаблении воли к концу рабочего дня.

9. Объявляем о наших ожиданиях публично.

У нас имеются вредные привычки, от которых следует избавляться. Для этого автор предлагает несколько приемов для работы с электронной почтой:

1. Настройки программ «по умолчанию» не должны определять наш рабочий процесс.

2. Нам стоит выяснить, подходит ли почта для ответов.

3. Мы постоянно должны сверяться со списком «важных людей».

4. Нам следует завершать разговор при первой возможности.

5. Для начала мы должны удалять простые письма.

6. Нет необходимости отвечать срочно, достаточно отправить короткое объяснение.

7. Нам стоит забыть о пустом ящике входящих писем.

Для эффективного сопровождения переписки нужны следующие действия:

1. Нам стоит перестать стесняться.

2. Время должно быть выбрано правильно.

3. Суть излагается кратко: в идеале адресат получает возможность ответить нам без заглядывания в оригинальное сообщение.

4. Вопрос рассматривается под другим углом.

5. Мы остаемся вежливыми и ненавязчивыми.

Люди все чаще проверяют почту с помощью мобильных телефонов, на это уходит более 50% времени от общего числа просмотров. Прежде чем написать сообщение, мы должны оценить его получателей. Лучшим способом привлечения их внимания будет уважительное отношение к их времени, поэтому электронные письма должны быть ясными и краткими, вызывать желание действовать. Для этого автор предлагает воспользоваться некоторыми простыми стратегиями по структурированию передаваемой информации:

1. Любое письмо начинается с просьбы и завоевания доверия.

2. Отправитель четко обозначает дальнейшие действия.

3. Когда он задает вопрос, то предлагает решение.

4. Он обеспечивает удобство быстрого просмотра.

5. Он информирует о конечном сроке.

6. Тема сообщения должна быть написана в виде газетного заголовка.

7. Отправитель строго редактирует сообщения.

8. Все сообщения должны просматриваться на мобильном телефоне.

Мир постоянно предлагает нам что-то новое, поэтому мы меняем отношения с уже существующими технологиями. Мы выбираем цифровые коммуникации, переходя из состояния, ограниченного физическим пространством, в состояние непрекращающегося потока получаемой информации. Электронная почта выступает одним из отвлекающих моментов в нашей жизни, поскольку существует масса других площадок для обмена сообщениями, а некоторым еще только предстоит появиться.

Лучшая цитата

«Если мы не зададимся вопросом о причине нашей одержимости электронной почтой, у нас не будет контекста для использования всех этих правил, советов и секретов».

Чему учит книга

— Прогресс парадоксален: мы одновременно наблюдаем его при выполнении небольших задач, а технология скрывает его в реализации долгосрочных проектов.

— E-mail является чудесным средством для задавания вопросов, но не для отказов.

— Тот, кто был воспитан в культуре вопросов, не способен обидеться на отказ, но человек, выросший в культуре догадок, не может в это поверить.

От редакции

Развитие компьютерных технологий привело к тому, что основная часть деловой переписки и других коммуникаций ведется сейчас посредством сети Интернет. О нормах  и правилах сетевого этикета рассказывает основатель курсов копирайтинга и журналистики «Идеальный текст» Надя Лазарева: https://psy.systems/post/netiket-aktualnye-normy-setevogo-obsheniya.

Сетевой этикет — современное ответвление речевого этикета. А вы уверены, что знаете все правила хорошего тона? Проверьте себя, прочитав статью преподавателя риторики, консультанта в области психологии общения и публичных выступлений Ирины Мухитдиновой: https://psy.systems/post/rechevoj-etiket-a-vy-znaete-pravilo-sem-p.

Частой причиной невозможности сосредоточиться становятся «хроновампиры» в виде звонящих и пиликающих гаджетов, выбивающих из рабочего ритма, отвлекающих мозг от продуктивной деятельности. Советы психолога и бизнес-консультанта Ольги Юрковской помогут оставаться в состоянии потока и не терять зря драгоценное время: https://psy.systems/post/xronovampiry.