В режиме многозадачности долго не выжить и точно не добиться успехов без знаний тайм-менеджмента. Особенно людям, работающим в сфере медиа и креатива — задач всегда много, они креативные. Про свою главную заповедь и проверенные на себе инструменты планирования рассказывает международный эксперт по маркетингу и системным продажам Татьяна Кидимова:
Не люблю работать 24/7. Важно успевать делать всё, что нужно, и при этом жить. Моя главная заповедь — система. Она работает везде — и в маркетинге, и в тайм-менеджменте, и ещё много где. Только системный подход дает реальный результат. А ещё есть годами отработанный и проверенный список лайфхаков, инструментов тайм-менеджмента, которые позволяют всё успевать и находить этот сложный баланс.
Начнем с базы — четкое распределение времени. Сейчас дам банальный совет. Необходимо отводить делам ровно столько времени, сколько нужно. Это первый и главный шаг. Предела совершенству нет, в течение рабочего дня всегда можно найти, чем заняться, какую задачу закрыть. Но ограничение времени и четкое его осознание повышает вашу эффективность. И вместо «размазывания» задач можно делать все, что необходимо, в короткий срок.
Моё расписание делится на четыре части:
1. Работа — 4-5 часов в день. Заканчиваю в 17.00 по моему часовому поясу (это 14.00 по Москве!) и 1 раз проверяю мессенджеры вечером.
2. Время на семью, общение с близкими.
3. Время на себя: уроки итальянского, спорт, книги, встречи с подругами, спа, сериалы.
4. Время на развитие: мастермайнды с коллегами, обучение на курсе университета Лондона.
Знаете… Ещё 7 лет назад в этом расписании была только работа, но клиентов, денег и личных проектов было значительно меньше.
Как прийти к своему идеальному расписанию?
Рекомендую использовать практику клиентских дней и клиентского времени. У меня есть четкие слоты для индивидуальной работы с клиентами и для группового менторства. По началу это может казаться дерзостью, слишком жестко по отношению к клиентам. Но бояться не стоит. Этот принцип работы не стал ударом ни для кого. Люди нормально относятся к тому, что у вас есть свои границы. Ведь это дает гарантию, что и вы не нарушите их границы.
Еще один совет — разбивайте задачи по дням недели и по категориям. Это важно, особенно когда есть несколько векторов: работа с клиентами, с командой, собственный проект. Мое решение — дни по категориям. Понедельник — творческие задачи, мастермайнды с коллегами, обучение и групповое менторство клиентов. Вторник — планерки с руководителями, стратегические задачи. Среда — мозгоштурм со всей командой, большая планерка, клиентский день. Четверг — создание контента, клиентский день. Пятница — обучение и работа над стратегией. Каждый день я делаю небольшие оперативные включения для коммуникации с командой и на экспресс-задачи. Крайне рекомендую использовать правило пятиминутных задач: если есть что-то, что делается за 5 минут, это делается сразу.
Расставляем приоритеты
Еще одно правило — приоритеты. Я разбиваю задачи по 4 ключевым направлениям, причем использую этот способ как в личной жизни, так и в работе команды. Делим все дела по категориям — старая добрая Матрица Эйзенхауэра:
- Важно и срочно. Тут все понятно — берем и делаем.
- Не очень важно, но срочно. Обращаю внимание, что задачи из этой категории всегда находятся под прицелом делегирования.
- Важно, но не срочно. Советую уделять этим задачам не менее 30 минут в день, иначе есть риск никогда до них не добраться.
- Фоновые задачи. Не слишком важные и не срочные задачи, которые я могу сделать тогда, когда буду свободна.
Рекомендую не расписывать 100% своего времени, а распланировать максимум 70%, остальное останется на внезапные задачи. Всегда помните про стоимость своего часа. Это помогает делегировать. Советую по возможности делегировать все, что стоит дешевле вашего рабочего часа.
Расскажу еще об одном правиле. Границы с клиентом — это все. На старте работы с каждым клиентом вы должны обозначить все условия вашей коммуникации: правила переноса консультаций, когда вы на связи, в течение какого времени отвечаете. Ваше время ценно, и при большом количестве людей, с которыми нужно коммуницировать, каждое послабление по формату взаимодействия съедает время и энергию, а значит и прибыль. В отношении границ главная фраза «Я работаю ТАК». Поверьте, клиентам так будет только лучше. Такая система обеспечит для них предсказуемость и отсутствие невроза. Так создается здоровая и адекватная позиция и атмосфера взаимоуважения. Те же правила относятся к команде.
Цените каждую минуту своего времени и не тратьте его впустую. Четко выстроенная система поможет планировать время эффективно.
От редакции
Как распланировать свой рабочий день так, чтобы все успевать и в то же время не чувствовать постоянной усталости? Психолог, бизнес-тренер Олег Бусыгин делится своим опытом: https://psy.systems/post/produktivnost-rabochego-dnya
А нужно ли вообще заставлять себя жить эффективно? Таким вопросом задалась юрист Елена Кривдина. К какому выводу она пришла, читайте в статье: https://psy.systems/post/nuzhno-li-zastavlyat-sebya-zhit-effektivno
«Двенадцать, а то и шестнадцать часов ежедневной работы, высокая стоимость услуг, но денег хватает лишь на оплату аренды, коммунальных счетов, продуктов питания и средств личной гигиены». Историю одной незадачливой предпринимательницы рассказывает психолог Ольга Юрковковская и объясняет, в чем причина ее проблем: https://psy.systems/post/perestante-obmanyvat-sebya
