Это третья часть из шести. Первую вы можете прочитать здесь (https://psy.systems/post/
Чтобы работник был эффективным в создании результата и достижении цели, ему следует придерживаться классического тайм-менеджмента. Конечно, для стимулирования и мотивации важно инициировать промежуточные поощрения (так будет правильно для иррационалов), однако это базовое правило классического тайм-менеджмента для рациональных людей тоже.
При организации времени и его управлении учёт биологических часов, то есть хронотипа, действительно является оправданным, а разделение людей на рационалов и иррационалов считается деструктивным.
В подтверждение последнего тезиса можно привести следующий аргумент: иррационалам якобы полезна многозадачность. На самом деле проводились различные исследования, которые показывали, что многозадачности не существует. Люди, которые считают себя многозадачными, на самом деле имеют привычку часто переключаться. «Удивительные» многозадачные люди являются самыми «обычными», потому что их мозг способен выполнять, как и у всех, только одну задачу в единицу времени. Многозадачные люди очень неэффективны, потому что во время переключения между задачами их мозг тратит много энергии и времени для адаптации к новой задаче.
Конечно, с точки зрения человека многозадачность — это интересно, потому что позволяет жить вроде бы полноценной жизнью. Правда состоит в том, что такой режим крайне неэффективен. Такие люди добились бы гораздо больших успехов, выполняя разные дела последовательно, а не урывками, но, как им кажется, параллельно.
Учитывая вышесказанное, следует сделать вывод: если иррациональные люди хотят быть эффективными, им следует учитывать правила классического тайм-менеджмента. Есть основания предполагать, что рациональным людям жёсткие графики и приоритизация тоже не нравятся в полной мере, однако тайм-менеджмент в своей философии предполагает отсечение лишнего и какие-то ограничения, без которых эффективная работа не будет возможной.
Вместе с тем следует отметить, что есть ряд психологических аспектов тайм-менеджмента, которые сделают следование его правилам более лёгким и радостным. Далее рассмотрим их подробнее.
Эффективным инструментом является ограничение выбора и умение отказываться от других альтернатив. Подчинение своего графика одному главному приоритету предполагает альтернативные издержки. Тайм-менеджмент не подразумевает постоянную занятость и суету. Если это происходит, значит, человек не выбрал свой приоритет или не живёт в соответствии с ним, выполняя чужие поручения. Продуктивность и эффективность, как было указано ранее, являются разными понятиями. Есть отличная фраза, характеризующая продуктивных людей: «Пчёлы не заняты настолько, как может показаться. Они просто не умеют жужжать медленно».
Благодаря ограничению выбора, человек лучше концентрируется на текущем занятии. У него нет необходимости разрываться между множеством дел. Продуктивность красива внешне, но бесполезна для самого человека. Эффективность, наоборот, кажется рутинной и скучной, но продвигает человека к его целям.
Эффективный человек не может находиться в хаосе и спешке. Приоритизация дарит спокойствие и уверенность. Важно помнить, что если вы соглашаетесь на дополнительное мероприятие, то вы забираете время у своего главного приоритета. Подумайте, что будет для вас более ценным через год: выполненный проект или посещённое дополнительное мероприятие? А что вызовет большее сожаление: проваленный проект или непосещённое мероприятие? Задавайте себе эти вопросы и рассматривайте текущую ситуацию с точки зрения долгосрочной перспективы, чтобы принять верное решение в ситуации выбора.
Приоритизация означает наличие одного ключевого показателя эффективности. Именно это дело вы должны выполнять в первую очередь каждый день.
Также важно периодически проводить пересмотр плана своих активностей, составляющих вашу неделю. Возможно, какие-то дела стали неактуальными, а вы выполняете их по привычке, не осознавая их низкую или нулевую степень полезности в сегодняшнем контексте. Со временем различные дела могут прилипать к человеку, каким бы стойким на отказы себе и другим он ни был. Поэтому важно каждый месяц или раз в две недели анализировать свой график и очищать его, чтобы побочные дела не отвлекали от главного приоритета.
Для этого можно воспользоваться правилом Парето: всего 20 % дел приносят вам 80 % результата. Секрет эффективной организации собственного времени заключается в выполнении только самых значимых 20 % дел. А что будет, если применить правило Парето ещё раз? Получится, что 4 % дел дают 64 % результата. А применив правило ещё раз, выходит так: 1 % дел даёт 51 % результата. Понятно, что человек обрастает побочными делами, поэтому следует проводить анализ своего графика на постоянной основе, чтобы выполнять только самые значимые дела, которые могут меняться.
Существуют правило 1-3-5 и правило трёх. Первое правило гласит, что на каждый день у вас должно быть всего девять дел (не больше): одно важное, три меньших и пять рутинных. Правило трёх является модификацией данного принципа: вам нужно выполнять всего три (не девять) дела за день, но действительно значимых.
Предлагаю использовать концепцию сверхзадачи. Её идея заключается в том, что на одну неделю у вас есть только одна задача, которая является самой главной.
Продолжение следует…
От редакции
Темп современной жизни постоянно растет, и так хочется успеть все и везде. Но реально ли это? Эксперт по стратегическому развитию и карьере Лара Марченко предлагает практическое упражнение для сохранения эмоционального баланса и устойчивости: https://psy.systems/post/kak-ostavatsya-v-resurse-rabotaya-24-7
Как организовать свое время и не заблудиться в бизнес-процессах, если вы решили начать свое дело с нуля? Главный редактор и владелец журнала «Ментор» Наталья Дробыш составила инструкцию для начинающих предпринимателей: https://psy.systems/post/kak-nachat-biznes-instrukcia
Часто в стремлении добиться идеального результата любой ценой мы забываем о пользе от процесса. Эксперт по настройке бизнес-процессов Глеб Белавин предлагает обсудить, какую роль играет перфекционизм в жизни и так ли важно стремление к идеалу: https://psy.systems/post/perfektum-mobile
